13モデルと不在電子メールメッセージの例

オプションを選択します アクティブ化された自動応答 メッセージのアクティブ化の開始日を指定します. チェックすることによって 最終日, 自動応答は、選択された日付に自動的に無効になります. この目的のために提供される箱に不在の欠如を入力してください. Gmailがテキストを形作るための多くのオプションを提供していることに注意してください.

休暇中の彼の出発前に不在の電子メールを書く

あなたのオフィスはきちんとしています、あなたの緊急ファイルは縮れて、あなたのスーツケースでもあります. あなたは休暇に行きたいと思っています、そしてあなたの同僚はすべて知っています. しかし、あなたはあなたの他の従業員、顧客、パートナーに警告することを考えましたか ?

長い数週間出発する前に、そして誤解や緊急事態の可能性を予測するために、メールボックスの自動留守番電話（または不在マネージャー）をアクティブ化することを強くお勧めします. プロフェッショナリズムの本当のブランド、この形式は見落とされるべきではありません.

しかし、それを行う方法 ? 不在電子メールをプログラムする手順は何ですか ? Gmail、Outlook、Windows10でこのステップを作成する方法を説明します.

明確なメッセージを準備します

不在のメッセージは簡潔で柔軟でなければなりません. 目的は明確です：あなたの不在を防ぎ、あなたの返品の日付を示します. あなたが長すぎる場合、メッセージはその有効性を失い、したがって興味がありません. 場合によっては、緊急時に連絡するために同僚の連絡先の詳細を提供することもできます. ただし、電話番号よりもメールをお勧めします。関係者はあまり邪魔されません. もちろん、スペルミスは避けられます.

メッセージの例

バイリンガルバージョン

国際的に働いている場合、メッセージの翻訳バージョンを提供することにあらゆる関心があります.

Merci Pour Votreメール.

私は[日付]から[日付]まで不在で、電子メールにアクセスできません.

できるだけ早く戻ってきます.

緊急の場合は、電子メール[xxx@xxxxで[xxxx]に連絡してください.com].

個人的なタッチ

明確で簡潔であることは、何でも従来のことを意味しません. アクティビティのセクターと機能に応じて、特に顧客に対処する場合は、製品にうなずくことで創造性と軽さのカードをプレイできます。」 私の不在では、私たちのHellowork、Helloworklace、BDMサイトを見ることをheしないでください. その後、戻ったときに交換できます. »»

落とし穴

いずれにせよ、電話番号を残さないでください. あなたが休暇中の切断のフォロワーではなく、あなたが時々あなたの専門電子メールを相談することであっても、あなたの特派員はあなたの休日からの返品を待つべきではないことを理解する必要があります.

メッセージをアクティブ化する方法 ?

Gmailの自動メール

自動応答関数を有効にするには、右上のノッチ付きホイールをクリックして選択します すべてのpを参照してくださいアラメーター. 左上の[一般的なタブ]で、セクションに直接移動します 自動返信 （セクションの最後のセクション）.

オプションを選択します アクティブ化された自動応答 メッセージのアクティブ化の開始日を指定します. チェックすることによって 最終日, 自動応答は、選択された日付に自動的に無効になります. この目的のために提供される箱に不在の欠如を入力してください. Gmailがテキストを形作るための多くのオプションを提供していることに注意してください.

Gmailのアドレス帳に表示されている特派員のみに警告したい場合は、ボックスをチェックしてください 私の連絡先の人だけに答えを送ってください. 次に、チェックして検証します ページの下部に変更を保存します. 箱をチェックしていない場合 最終日, 自動回答機を無効にするには、タブに戻ってオプションを選択するだけです 自動応答が無効になっています.

Outlookの自動メール

まず第一に、交換アカウントがあることを確認してください. これを行うには、Outlookを開くだけで、メッセージを確認してください 「Microsoft Exchangeに接続」 ステートバーに表示されます.

自動応答関数をアクティブにするには、タブをクリックします ファイル, 次に、クリックします 自動応答. ダイアログが開き、確認する必要があります 自動応答を送信します. オプション 始まる時間 そして 終了時間 の自動メッセージとデートすることができますこの期間中にのみ送信します.

次に、メッセージをタブに入力します 私の組織内, または 私の組織とは別に 連絡先に応じて、自動応答を送信したい. [OK]をクリックして検証します.

Windows 10の自動メール

で 郵便, ノッチ付きホイールアイコンの左下をクリックします. タブで 設定 右側にある、クリックしてください 自動応答. アプリケーションでいくつかのアカウントが構成されている場合は、ドロップダウンリストに興味のあるアカウントを選択します. 次に、位置カーソルを渡します 無効 もっている アクティブ化. この目的のために提供される箱に不在の欠如を入力してください.

オプションを確認します 連絡先のみに回答を送信してください, 自動メッセージを拡散リストに送信しないでください. 休暇から戻って、不在の電子メールを無効にするときは、同じ操作をやり直すことを忘れないでください.

写真クレジット：Suteren Studio/Stock.アドビ.com

• で記事を共有します

フランスでの雇用に関するすべて：アドバイス、職業生活、私がサブスクライブすることで採用する企業、CGUと個人データ処理の目的を説明するプライバシーポリシーを受け入れます。.

プロライフに関するより多くのニュース

• ライフプロマタニティ休暇：開始日を計算する方法と雇用主を防ぐタイミング ?
• 私が病気休暇であまりにも頻繁にいれば、私は職業生活を解任することができます ?
• プロCPFライフ：従業員は2024年に支払う責任を負いません
• プロライフ5スキル評価を行う正当な理由（変換がなくても）

すべての求人

• ビジネスによる求人
• 都市ごとの求人
• 会社ごとの求人
• キーワードによる求人

• 私たちは誰ですか ?
• 私たちは募集します
• 顧客アクセス

13モデルと不在電子メールメッセージの例

LifeWireによると、専門家の62.86％が専門的な目的で通信するために電子メールを使用することを好みます. これに加えて、エグゼクティブが1日あたり平均40のプロの電子メールを送信するという事実を追加すると、電子メールはあらゆるタイプの企業で使用されている主要なコミュニケーション方法のままであるように見えます。.

ただし、従業員が受け取ったすべての電子メールに迅速に対応できるとは限りません. 彼らは休暇に行き、病気になるかもしれません、または彼らが彼らの電子メールに応答するのを妨げる他のコミットメントを持っているかもしれません. メールに応答できない場合は、「オフィスからの不在のメッセージ」（OOO、オフィス外）を設定することが重要です。.

不在のメッセージは何ですか ?

不在メッセージは、あなたがあなたのワークステーションにいないことを送信者に伝える自動化された応答です. これは、通常ほど迅速に電子メールを読んだり返信したりしないことを意味します. これは、送信者に次の重要な事実を通知するために使用されます。

1. 利用できないパターン

最も一般的なパターンは次のとおりです。

• 年次/休暇休暇

• 病気

• -of -siteトレーニング

• プロのイベント（p. 元. サロンまたは会議）

• あなたは別の場所から働いています

2. 送信者が応答を期待できるとき

現実的な対応期間を提供することは、送信者の期待を確立するために不可欠です. メールを2週間相談しない場合は、指定することが重要です. 一方、時間厳守に電子メールを参照すると、回答者にあなたの応答が通常よりも時間がかかることを伝えます.

3. 不在の期間と返品日

原則として、これは特定の日付です. ただし、特に病気の休暇中の場合、これは常に可能ではありません. 可能であれば、あなたの不在の開始日を示します.

4. それ

電子メールによる情報のリクエストが緊急であることがあります。そのため、不在中に助けられる可能性のある同僚の連絡先の詳細を常に示す必要があります。. ただし、同僚に事前に通知されていることを確認してください.

覚えておくべき追加ポイント

不在のメッセージはプロフェッショナルでなければなりませんが、心からのものでなければなりません. 彼はまた、電子メールが他の同僚によって転送または相談されるかどうかを示すこともできます. タイピング障害はプロフェッショナリズムの欠如に似ているため、メッセージのテキストを読み直すことも賢明です.

一方、本当に効果的であるためには、自動化された電子メール応答は常にプロの言語を使用する必要があります . あなたにメールを送る人はすべてそれを見ることを覚えておくことが重要です. ジョーク、不適切または奇妙なコメントを動かす必要はありません.

また、不在のメッセージにコーポレートメールの署名を含めることをお勧めします. これにより、ブランドを提示し、連絡先の詳細を示し、より専門的な外観を与え、最終的にマーケティングコンテンツを強調することができます.

不在メッセージモデル

以下のモデルは、さまざまな状況に使用できます. 特定のニーズに合わせてください.

休暇/休日の不在メッセージのモデル

これは、オフィスからのオフィスの不在の最も一般的な例であり、これは多くの場合、休暇に行く前に最後に行うことです. どこに行くか、海外に行くなどの詳細を含める必要はありません. 最も重要な点は、この期間中にメールに応答しないことです。

メッセージありがとうございます.

私は現在、休暇に欠けています. 私は[日付]に戻ってきます、そして、私は私の不在中に私のメールにアクセスできません.

メッセージが緊急の場合は、[連絡先名]に次の住所または電話番号に連絡してください。[電子メールアドレス/電話番号]. そうでなければ、私が戻ったらすぐにできるだけ早くあなたに答えます.

私は現在休暇中で、メールにはアクセスできません. [日付]でオフィスに戻ります.

私の不在では、次のアドレスの[名前]にお問い合わせください：[電子メールアドレス]メールがすぐに扱われる必要がある場合.

病気休暇のメッセージモデル

送信者にあまり詳細を与える必要はありませんが、利用できないことを指定することが重要です. これが長期病気の場合、返品日を指定できない場合があります.

この場合、あなたの不在で引き継ぐ人の正確な連絡先の詳細を必ず提供してください。

私は現在病気の休暇中です、そして私は電子メールに応答することができません.

私のオフィスへの復帰は[推定日]に予定されています.

次の住所と電話番号[電子メールアドレスと電話番号]について[名前]に連絡してください。.

遅い応答モデル

作業中にメールに簡単に応答できない場合は、不在の不足でそれを明確に示しています. これは、応答の観点から送信者の期待を定義するのに役立ちます。

メッセージありがとうございます.

[理由]のために私は現在不在です. [日付]でオフィスに戻ります. 私は時々私のメールを相談しますが、私はおそらくすぐにあなたに答えることができないでしょう.

メッセージが緊急の場合は、次の住所または電話番号で私の[College/Manager]、[連絡先名]に連絡してください。[電子メールアドレス/電話番号]。. それ以外の場合は、返送するときにあなたのメールに返信します.

メールありがとうございます.

私は現在、[日付]から[日付]まで[イベント]フェア[場所]に参加しています. 私は自分のメールへのアクセスが制限されています。つまり、しばらくあなたに答えることができないことを意味します.

緊急に私に連絡する必要がある場合は、次の電話番号までお電話ください。[電話番号].

メールありがとうございます.

私は現在、[場所]に[イベントの名前]に参加するために動いています. 機会があったらすぐにメールに応答しますが、私の答えには少し時間がかかる可能性があります.

[イベントの名前]にアクセスしても、私たちのスタンドn°[スタンド番号]を止めることをheしないでください。直接話し合うことができます.

休日の不在のモデル

祝日のためにビジネスが閉鎖された場合、同僚のほとんど、またはすべてが機能しません. したがって、オフィスからの不在のメッセージは、あなたのビジネスの再開の前に答えを期待してはならないことを送信者に示さなければなりません.

メリークリスマスやイースターのジョイーーズを望んでいるように、すべての荷主がそれを祝うわけではないので、あなたの回答で祝日をあまり主張しないことをお勧めします。

メールありがとうございます.

私たちのオフィスは現在[休日]により閉鎖されています. [日付]に戻ってきます.

戻ったらすぐにできるだけ早く答えます.

不在の場合の内部応答モデル

内部応答は、少し非公式の言語を使用できますが、リラックスしすぎてはいけません. 管理メンバーを含むすべての従業員は、電子メールを送信すれば、この自動応答を見ることができることを忘れないでください。

私は現在[休日/休暇/年次休暇]ですが、[日付]に戻ります.

サポートが必要な場合は、私の不在中に私の/私の[ワークロード/レセプションボックス/プロジェクト]の世話をする[名前]に直接メールを送信してください.

緊急時には、次の電話番号にメッセージを送信できます。[電話].

出産休暇が発生した場合の欠席のメッセージモデル

出産休暇、および育児休暇をとるには、多くの場合、通常の年次休暇よりも長い不在が含まれます. ただし、この自動応答で使用するメッセージは似ています。

メールありがとうございます. 私は[日付]から離れるためのオフィス[マタニティ/父親/親の]を欠席しています. 私のオフィスへの復帰は[日付]に予定されています.

この期間中はメールを相談しません.

私の不在では、次の住所または電話番号に[名前]に連絡してください。[電子メールアドレス/電話番号].

見込み客とコンテンツプロモーションの生成のための不在メッセージのモデル

電子メールの署名と同様に、不在メッセージは見込み客の生成や新しいコンテンツの宣伝に使用できます. 特定のアクションの呼び出し、たとえば無料トライアルへのリンク、デモンストレーションへの登録への招待、または新しい電子書籍の促進またはホワイトペーパー::

[日付]から[日付]に[イベント]に/[イベント]に参加します. したがって、私はすぐにあなたに答えることができません.

メッセージが緊急の場合は、次のアドレスにチーム[部門/サービス]に連絡してください。[電子メールアドレス].

新しい/新しい[製品]を試してみたい場合は、当社のWebサイトにアクセスして無料試用版[無料トライアルのURLへのリンク]に登録します。.

メッセージありがとうございます.

私は現在、休暇に欠けています. 私は[日付]に戻ってきます、そして、私は私の不在中に私のメールにアクセスできません.

メッセージが緊急の場合は、[連絡先名]に次の住所または電話番号に連絡してください。[電子メールアドレス/電話番号]. 私が返すとき、私は他のすべてのメールに答えます.

ただし、ホワイトペーパーに相談しました ? それは、ホワイトペーパーのテーマを示すことに関する多くの有用な情報を提供します. ここからアクセスできます：[ホワイトペーパーのURLへのリンク].

OutlookとGmailで自動応答を構成する方法?

見通し

1. 選択する ファイル > 自動応答（不在、オフィス外） .

2. クリック 自動応答を送信します.

2. 自動回答をクリックしてください.

3. 不在のメッセージを送信したい日付ビーチを選択し、内部の同僚やビジネスの外の人々のためにさまざまなバージョンを送信したいかどうかを示します.

4. クリック わかりました 設定を保存します.

Gmail

1. 選択する 設定 > すべてのパラメーターを参照してください.

2. [一般的な]タブで、までスクロールします 自動返信.

3. 選択する アクティブ化された自動応答.

4. あなたのメッセージが書かれたら、あなたがそれをブロードキャストしたい日付とあなたがそれを送りたい人を決定することができます.

5. クリック 変更内容を保存.