13 modellen en voorbeelden van afwezigheid e -mailberichten

Selecteer de optie Geactiveerde automatische reactie En specificeer de startdatum van activering van het bericht. Door te controleren Laatste dag, Het automatische antwoord wordt automatisch deactivering op de gekozen datum. Voer uw gebrek aan afwezigheid in de box in die voor dit doel is voorzien. Merk op dat Gmail veel opties biedt voor het vormgeven van uw tekst.

Schrijf een e-mail van afwezigheid vóór zijn vertrek op vakantie

Uw kantoor is netjes, uw dringende bestanden zijn krullend, evenals uw koffer. U staat op het punt op vakantie te gaan en al uw collega’s zijn op de hoogte. Maar heb je erover gedacht om je andere werknemers, klanten en partners te waarschuwen ?

Voordat u lange weken vertrekt, en om te anticiperen op misverstanden en mogelijke noodsituaties, wordt het sterk geadviseerd om de automatische antwoordmachine (of afwezigheidsmanager) van uw mailbox te activeren. Echt merk van professionaliteit, deze formaliteit moet niet over het hoofd worden gezien.

Maar hoe het te doen ? Wat is de procedure om een ​​afwezigheids -e -mail te programmeren ? We leggen uit hoe we deze stap kunnen maken op Gmail, Outlook en Windows 10.

Bereid een duidelijk bericht voor

De boodschap van afwezigheid moet beknopt en helder zijn. Het doel is duidelijk: voorkom uw afwezigheid en geef de datum van uw rendement aan. Als u te lang bent, verliest de boodschap de effectiviteit ervan en heeft daarom geen interesse. In sommige gevallen is het ook mogelijk om de contactgegevens van een collega aan te bieden om contact op te nemen in een noodgeval. Geef echter de voorkeur aan de e -mail naar het telefoonnummer: de betrokken persoon zal minder gestoord zijn. Natuurlijk moeten spelfouten worden vermeden.

Voorbeeld van berichten

Tweetalige versie

Als u internationaal werkt, heeft u alle interesse in het aanbieden van een vertaalde versie van uw bericht.

Merci pour votre e -mail.

Ik ben niet op kantoor van [datum] tot [datum] en heb geen toegang tot mijn e-mails.

Ik zal zo snel mogelijk contact met je opnemen.

Neem in geval van nood contact op met [xxxx] per e -mail [[email protected]].

Het persoonlijke aanraking

Duidelijk en beknopt zijn, betekent niet dat het enig en conventioneel is. Afhankelijk van uw sector van activiteit en uw functie, en vooral als u met klanten omgaat, kunt u de kaart van creativiteit en lichtheid spelen door een knipoog naar uw producten te schuiven: ” Aarzel bij mijn afwezigheid niet om een ​​kijkje te nemen in onze HelloWork-, HelloWorklace- en BDM -sites. We kunnen dan uitwisselen wanneer ik terugkom. »»

Valkuilen

Laat uw telefoonnummer in geen geval achter. Zelfs als u geen volgers van ontkoppeling op vakantie bent en dat u uw professionele e -mails van tijd tot tijd raadpleegt, moeten uw correspondenten begrijpen dat ze geen terugkeer van uw vakantie moeten wachten.

Hoe het bericht te activeren ?

Automatische e -mail op Gmail

Om de automatische responsfunctie te activeren, klikt u op het ingekapte wiel rechtsboven en selecteert u Zie alle parameters. Ga op het tabblad linksboven direct naar de sectie Auto antwoord (het laatste deel van de sectie).

Selecteer de optie Geactiveerde automatische reactie En specificeer de startdatum van activering van het bericht. Door te controleren Laatste dag, Het automatische antwoord wordt automatisch deactivering op de gekozen datum. Voer uw gebrek aan afwezigheid in de box in die voor dit doel is voorzien. Merk op dat Gmail veel opties biedt voor het vormgeven van uw tekst.

Als u alleen de correspondenten wilt waarschuwen die in uw Gmail -adresboek verschijnen, vink dan het vakje aan Stuur alleen een antwoord op mensen in mijn contacten. Valideer vervolgens door te controleren Bewaar wijzigingen onderaan de pagina. Als u het vakje niet hebt gecontroleerd Laatste dag, Om het automatische antwoordapparaat te deactiveren, keert u eenvoudig terug naar het tabblad en selecteert u de optie Automatisch antwoord uitgeschakeld.

Automatische e -mail op Outlook

Controleer allereerst dat u een uitwisselingsaccount hebt. Om dit te doen, open de Outlook eenvoudig en controleer dat het bericht “Verbonden met Microsoft Exchange” verschijnt op uw State Bar.

Klik op het tabblad om de automatische responsfunctie te activeren Bestand, Klik vervolgens op Automatische antwoorden. Een dialoogvenster wordt geopend en u moet gewoon controleren Stuur automatische antwoorden. De opties Starttijd En Eindtijd Hiermee kunt u met uw automatische bericht uitgaan voor deStuur alleen gedurende deze tijd.

Typ vervolgens uw bericht op het tabblad Binnen mijn organisatie, Of Afgezien van mijn organisatie Afhankelijk van de contacten die u uw automatische reactie wilt verzenden. Valideren door op OK te klikken.

Automatische e -mail op Windows 10

In Mail, Klik linksonder op het ingekapte wielpictogram. Op het tabblad Instellingen die aan de rechterkant is, klik op Automatische antwoorden. Als verschillende accounts in de toepassing zijn geconfigureerd, selecteert u de account die u interesseert in de drop -down -lijst. Geef dan de positiecursor door Gehandicapt heeft Geactiveerd. Voer uw gebrek aan afwezigheid in de box in die voor dit doel is voorzien.

Door de optie te controleren Stuur alleen antwoorden op mijn contacten, U vermijdt het automatische bericht naar diffusielijsten te verzenden. Wanneer u terugkeert van vakantie, om uw afwezigheidse -mail te deactiveren, vergeet dan niet om dezelfde manipulatie opnieuw te doen.

Fotocredits: Suteren Studio/Stock.klim.com

• Deel het artikel over

Alles over werkgelegenheid in Frankrijk: advies, professioneel leven, bedrijven die werven door te klikken op I Abonneer, accepteert u de CGU en ons privacybeleid dat het doel van uw persoonlijke gegevensverwerking beschrijft.

Meer nieuws over Pro Life

• Life Pro Zwangerschapsverlof: hoe u de startdatum kunt berekenen en wanneer u uw werkgever kunt voorkomen ?
• Professioneel leven kan ik worden ontslagen als ik te vaak met ziekteverlof ben ?
• Pro CPF Life: Werknemers zullen geen verantwoordelijkheid hebben om te betalen in 2024
• Pro Life 5 Goede redenen om een ​​vaardighedenbeoordeling te maken (zelfs zonder converteren)

Alle vacatures

• Jobaanbiedingen per bedrijf
• Vacatures per stad
• Vacatures per bedrijf
• Jobaanbiedingen door trefwoorden

• Wie zijn we ?
• Wij werven
• Klanttoegang

13 modellen en voorbeelden van afwezigheid e -mailberichten

Volgens LifeWire gebruiken 62,86 % van de professionals de voorkeur aan e -mails om te communiceren voor professionele doeleinden. Als we hieraan toevoegen, het feit dat een directeur gemiddeld 40 professionele e -mails per dag verzendt, lijkt het duidelijk dat de e -mail de belangrijkste communicatiemethode blijft die in alle soorten bedrijven wordt gebruikt.

Het is echter niet altijd mogelijk voor werknemers om snel te reageren op alle e -mails die ze ontvangen. Ze gaan op vakantie, kunnen ziek worden of andere verplichtingen hebben die voorkomen dat ze op hun e -mails reageren. Als u niet in staat bent om op e -mails te reageren, is het belangrijk om een ​​”bericht van afwezigheid van het kantoor” in te stellen (ooo, buiten kantoor).

Wat is een boodschap van afwezigheid ?

Een afwezigheidsboodschap is een geautomatiseerd antwoord dat de afzender vertelt dat u niet op uw werkstation bent. Dit betekent dat u niet zo snel als gebruikelijk e -mails leest of reageert. Het wordt gebruikt om de afzender te informeren over de volgende belangrijke feiten:

1. Het patroon waarvoor u niet beschikbaar bent

De meest voorkomende patronen zijn:

• Jaarlijks/vakantie -verlof

• Ziekte

• OUT -OF -SITE TRAINING

• Professionele evenementen (p. ex. salons of conferenties)

• Je werkt vanuit een andere plek

2. Wanneer de afzender op een antwoord kan hopen

Het verstrekken van een realistische responsperiode is essentieel om de verwachtingen van de afzender vast te stellen. Als u uw e -mails niet gedurende twee weken raadpleegt, is het belangrijk om dit op te geven. Aan de andere kant, als u uw e-mails punctueel raadpleegt, vertel de afzender dat uw antwoord meer tijd zal kosten dan normaal.

3. De duur van uw afwezigheid en uw retourdatum

In de regel is dit een specifieke datum. Dit is echter niet altijd mogelijk, vooral als u ziekteverlof bent. Geef indien mogelijk de startdatum van uw afwezigheid aan.

4. Dat

Het gebeurt dat een verzoek om informatie per e -mail dringend is, daarom moet u altijd de contactgegevens van een collega aangeven die waarschijnlijk tijdens uw afwezigheid zal helpen. Zorg er echter voor dat uw collega van tevoren wordt geïnformeerd.

Extra punten om te onthouden

Een boodschap van afwezigheid moet professioneel, maar hartelijk zijn. Hij kan ook aangeven of de e -mail door andere collega’s zal worden overgedragen of geraadpleegd. Het is ook verstandig om de tekst van uw boodschap te herlezen, omdat de typefouten vergelijkbaar zijn met een gebrek aan professionaliteit.

Aan de andere kant, om echt effectief te zijn, moet een geautomatiseerde e-mailreactie altijd professionele taal gebruiken . Het is belangrijk om te onthouden dat al diegenen die u een e -mail sturen het zal zien. Grappen, ontroerende ongepaste of vreemde opmerkingen hoeven niet te zijn.

We raden u ook aan een e -mailhandtekening van het bedrijf in uw afwezigheidsbericht op te nemen. Hiermee kunt u uw merk presenteren, uw contactgegevens aangeven, u een professioneler uiterlijk geeft en uiteindelijk marketinginhoud benadrukt.

Afwezigheidsberichten modellen

De onderstaande modellen kunnen voor verschillende omstandigheden worden gebruikt. Pas ze gewoon aan aan uw specifieke behoeften.

Modellen van afwezigheidsberichten voor vakantie/feestdagen

Dit is het meest voorkomende voorbeeld van het kantoor van afwezigheid van het kantoor en dit is vaak het laatste wat we doen voordat we op vakantie gaan. Het is niet nodig om details op te nemen zoals waar u naartoe gaat en als u naar het buitenland gaat. Het belangrijkste punt is dat u in deze periode niet op e -mails reageert:

Ik dank u voor uw bericht.

Ik ben momenteel afwezig voor verlof. Ik kom terug op de [datum] en ik heb geen toegang tot mijn e -mails tijdens mijn afwezigheid.

Als uw bericht dringend is, neem dan contact op met [contactnaam] met het volgende adres of telefoonnummer: [e-mailadres/telefoonnummer] die u kan helpen. Anders zal ik je zo snel mogelijk antwoorden zodra ik terugkom.

Ik ben momenteel op vakantie en heb geen toegang tot mijn e -mails. Ik kom terug op kantoor op [datum].

Neem bij mijn afwezigheid contact [naam] op het volgende adres contact op: [e-mailadres] Als uw e-mail nodig is om onmiddellijk te worden behandeld.

Berichtmodel voor ziekteverlof

Het is niet nodig om de afzender te veel gedetailleerd te geven, maar het is belangrijk om aan te geven dat u niet beschikbaar zult zijn. Als dit een ziekte op lange termijn is, kunt u mogelijk geen retourdatum opgeven.

Zorg er in dit geval voor dat u de precieze contactgegevens verstrekt van de persoon die het overneemt in uw afwezigheid:

Ik ben momenteel met ziekteverlof en ik zal niet kunnen reageren op e -mails.

Mijn terugkeer naar het kantoor is gepland voor [geschatte datum].

Neem contact op met [naam] met het volgende adres en telefoonnummer [e-mailadres en telefoonnummer] die u graag helpen bij mijn afwezigheid.

Late Response -modellen

Als u niet gemakkelijk op e -mails kunt reageren wanneer u werkt, geeft dit duidelijk aan in uw gebrek aan afwezigheid. Dit zal helpen de verwachtingen van de afzender te definiëren in termen van reactie:

Ik dank u voor uw bericht.

Ik ben momenteel afwezig vanwege [reden]. Ik kom terug op kantoor op [datum]. Ik zal mijn e -mails van tijd tot tijd raadplegen, maar ik zal je waarschijnlijk niet meteen kunnen antwoorden.

Als uw bericht dringend is, neem dan contact op met mijn/mijn [college/manager], [contactnaam] op het volgende adres of telefoonnummer: [e-mailadres/telefoonnummer], die in maat is om u te helpen. Anders zal ik op uw e -mail reageren als ik terugkom.

Ik dank u voor uw e -mail.

Ik neem momenteel deel aan een [evenement] beurs [plaats], van [datum] tot [datum]. Ik zal een beperkte toegang hebben tot mijn e -mails, wat betekent dat ik je een tijdje niet kan beantwoorden.

Als u dringend contact met mij moet opnemen, bel me dan naar het volgende telefoonnummer: [telefoonnummer].

Ik dank u voor uw e -mail.

Ik ben momenteel op weg om deel te nemen aan/in de [naam van het evenement] op [Plaats]. Ik zal op e -mails reageren zodra ik de kans heb, maar het is waarschijnlijk dat mijn antwoord wat tijd zal duren.

Als u naar/naar de [naam van het evenement] gaat, aarzel dan niet om te stoppen op onze stand n ° [standnummer] en we kunnen dit rechtstreeks bespreken.

Model van afwezigheid voor vakanties

Als uw bedrijf gesloten is vanwege een feestdag, zullen de meeste van uw collega’s, of zelfs alle, niet werken. Daarom moet een boodschap van afwezigheid van het kantoor aan de afzender aangeven dat zij geen antwoord moeten verwachten vóór de heropening van uw bedrijf.

We raden u aan niet te veel aan te dringen op de feestdag in uw antwoord, omdat niet alle verladers het vieren, als een vrolijk kerstfeest of joyeuses Pasen wensen:

Ik dank u voor uw e -mail.

Onze kantoren zijn momenteel gesloten vanwege [vakanties]. We komen terug op [datum].

Ik zal je zo snel mogelijk antwoorden zodra ik terugkom.

Intern responsmodel in geval van afwezigheid

Een interne reactie kan een iets meer informele taal gebruiken, maar moet niet te ontspannen zijn. Vergeet niet dat alle werknemers, inclusief managementleden, dit automatische antwoord kunnen zien als ze u een e -mail sturen:

Ik ben momenteel in [feestdagen/feestdagen/jaarlijks verlof], maar ik ben terug op [datum].

Als u hulp nodig hebt, stuur dan uw e -mails rechtstreeks naar [naam], die tijdens mijn afwezigheid voor mijn/mijn/mijn/mijn [werklast/receptie] zorgt.

In een noodgeval kunt u mij een bericht sturen naar het volgende telefoonnummer: [telefoon].

Berichtmodel van afwezigheid in het geval van zwangerschapsverlof

Het nemen van zwangerschapsverlof en enig ouderschapsverlof, houdt vaak een langere afwezigheid in dan het gebruikelijke jaarlijkse verlof. De berichten die u in deze automatische reactie gebruikt, zijn echter vergelijkbaar:

Ik dank u voor uw e -mail. Ik ben afwezig op het kantoor voor verlof [moederschap/vaderschap/ouderlijk] vanaf [datum]. Mijn terugkeer naar het kantoor is gepland voor [datum].

Ik zal mijn e -mails tijdens deze periode niet raadplegen.

Neem bij afwezigheid contact op met [naam] op het volgende adres of telefoonnummer: [e-mailadres/telefoonnummer] die u kunnen helpen.

Modellen van afwezigheidsberichten voor het genereren van prospects en contentpromotie

Net als e -mailhandtekeningen kunnen afwezigheidsberichten worden gebruikt voor het genereren van prospects en het promoten van nieuwe inhoud. U kunt eenvoudig een zin of twee toevoegen met een oproep voor specifieke actie, bijvoorbeeld een link naar een gratis proefperiode, een uitnodiging om zich te registreren voor een demonstratie of de promotie van een nieuw elektronisch boek of een whitepaper ::

Ik zal deelnemen aan/in het [evenement] van [datum] tot [datum]. Daarom zal ik u niet onmiddellijk kunnen beantwoorden.

Als uw bericht dringend is, neem dan contact op met ons team [Department/Service] tot het volgende adres: [e-mailadres] die u kan helpen.

Als u onze nieuwe/nieuwe [product] wilt proberen, gaat u naar onze website en registreer u zich voor een gratis proefversie [link naar de URL van de gratis proefversie].

Ik dank u voor uw bericht.

Ik ben momenteel afwezig voor verlof. Ik kom terug op de [datum] en ik heb geen toegang tot mijn e -mails tijdens mijn afwezigheid.

Als uw bericht dringend is, neem dan contact op met [contactnaam] met het volgende adres of telefoonnummer: [e-mailadres/telefoonnummer] die u graag helpen. Ik zal al mijn andere e -mails beantwoorden als ik terugkom.

U hebt echter onze whitepaper geraadpleegd ? Het biedt veel nuttige informatie over [aangeven het thema (en) van de whitepaper]. U kunt er hier toegang toe: [Link naar de URL van de whitepaper].

Hoe u een automatisch antwoord kunt configureren in Outlook en Gmail?

Vooruitzichten

1. Uitkiezen Bestand > Automatische antwoorden (afwezigheid, buiten kantoor) .

2. Klik op Stuur automatische antwoorden.

2. Klik op automatische antwoorden.

3. Kies het strand van de data waarin u wilt dat uw afwezigheidsbericht wordt verzonden en geef aan of u verschillende versies wilt verzenden voor uw interne collega’s en mensen buiten uw bedrijf.

4. Klik op OK Om instellingen op te slaan.

Gmail

1. Uitkiezen Instellingen > Zie alle parameters.

2. Scrol op het algemene tabblad tot Auto antwoord.

3. Uitkiezen Geactiveerde automatische reactie.

4. Zodra uw bericht is geschreven, kunt u de datums bepalen waarop u het wilt uitzenden en mensen die u wilt verzenden.

5. Klik op Wijzigingen opslaan.